Cualquier lista de “problemas que todo freelancer debe enfrentar alguna vez” iría encabezada por los clientes que tardan en pagar, se niegan a hacerlo o, peor aun, desaparecen. En este artículo veremos qué hacer dado el caso.

1) Prevenir antes que curar

Por la naturaleza de los acuerdos civiles -no regulados por el Código del Trabajo– es necesario tomar medidas para garantizar una negociación transparente y rigurosa, evitando la evasión de pagos tanto como sea posible. ¿Cuáles son esas medidas?.

No temas ponerte firme. Si un cliente se muestra reacio a firmar contrato o pagar anticipo ya sabes que será un dolor de cabeza al momento de cobrarle por tus servicios. De todas formas es mejor descubrirlo -y hacerle el quite- antes de empezar a trabajar.

2) Rastrea de inmediato un pago pendiente

Como advierte Bryce Bladon, de ClientsFromHell.net: “Persigue la situación apenas un pago se pase de la fecha pactada.” Asumiendo que cumpliste puntualmente con las fechas de entrega exigidas por tu cliente, corresponde que él cumpla su parte con la misma puntualidad. Continúa Bladon: “Un email puede espolear a un cliente para que actúe, pero una reunión cara a cara es la más difícil de ignorar.” Si tu cliente está evadiendo contestar mails o llamadas telefónicas, lo mejor es personarse en su oficina.

Por su parte, Carrie Smith de WePay.com sugiere: “envía un aviso de pago pendiente apenas exista retraso, donde se adviertan medidas en caso de que el cheque no sea cursado pronto. Si la mayoría de tus clientes -y negociaciones- son por vía virtual (email), considera imprimir una factura u orden de trabajo y enviarla por correo tradicional certificado, con exigencia de reenvío al remitente. Esto forzará a tu cliente a firmar o rechazar el documento, y tendrás prueba escrita de ambas acciones.”

3) Envía una lista de entregas

Otra buena sugerencia de Smith es enviar un informe detallado de las tareas realizadas, condiciones y plazos pactados, demostrando a cliente que has cumplido tu parte. De esta forma sentirá que la deuda no es solo financiera, sino ética (“yo puse mi grano de arena. Corresponde que pongas el tuyo”), y además percibirá tu compromiso con el proyecto y tu voluntad de resolver el impasse en forma diplomática.

4) Apaga las máquinas

Si no te han pagado, es hora de detener labores y quedarte con cualquier material en proceso hasta recibir un cheque. La premisa es: si no me pagas a tiempo, yo tampoco entrego (y/o no a tiempo), repartiendo así las pérdidas de forma equitativa. Puede que tu cliente se irrite o amenace con despedirte, pero es entonces cuando debes mostrarte más decidido. Por ningún motivo regales trabajo ni tiempo.

5) Aprieta y afloja

Aunque es importante perseguir un pago pendiente, conviene hacerlo con tacto y criterio, ya que no todo atraso significa que estamos ante un cliente inescrupuloso. No olvidemos la polémica por pagos de empresas grandes a proveedores pequeños en plazos superiores a 120 o 150 días, y que afectan a toda la cadena productiva por efecto dominó.

De vez en cuando se traspapelan boletas o suceden imprevistos administrativos que retardan los pagos, pero no implican evasión. Por todo ello es bueno enviar notificaciones para recordar una deuda, pero dando tiempo entre una y otra, ya que la presión excesiva te puede jugar en contra. Quizás consigas un pago a tiempo, pero no volverán a llamarte para futuros encargos.

6) Qué decir y qué no decir

Hay un artículo bastante bueno sobre este tema, publicado por el diseñador argentino Lucas Jaymez en su sitio Algo Amarillo (y traducido del blog Freelance Folder). que adopta un enfoque diplomático, válido dentro de ciertos márgenes. En él se sugiere plantear a cliente opciones que faciliten la negociación y pago de manera cordial (p. ej.: “¿Hay algo que yo pueda hacer para ayudarle a cumplir con el pago?”) y en cambio evitar amenazas (como p. ej., de demanda judicial) u hostigamiento por redes sociales.

Pienso que en casos extremos la advertencia (no amenaza) de emprender acciones legales -particularmente cuando nuestro trabajo no solo no ha sido pagado, sino que además está siendo utilizado sin permiso, infringiendo derecho de autor- es una medida que no puede descartarse. Y en cuanto a difamación pública (por redes sociales), la considero peligrosa y contraproducente, a menos que se tengan pruebas fehacientes para denunciar, o se haga en un marco de utilidad pública (para advertir a otros, como cuando la Editorial chilena Puerto de Escape utilizó sin permiso obra de la ilustradora holandesa Lois Van Baarle, un caso que empezó como denuncia por redes sociales y llegó incluso a páginas de diario El Mercurio [8 Enero 2013, Actividad Cultural]).

7) Cuando cliente se niega a pagar

A veces debemos lidiar con clientes que se niegan a pagar un trabajo cuyo resultado no les satisface. Si no tomaste la precaución elemental de negociar con contrato antes de empezar labores, tienes 2 opciones:

• Entregar un informe detallado como el que indica el punto #3 de este artículo, dejando en claro que trabajo es trabajo(*),
  
• Explicarle que tu cobro no representa únicamente la ejecución de la obra, sino además los recursos invertidos (tiempo, materiales, etc).
  

En cuanto a licitaciones, podrías toparte con esta frase: “Al final no nos ganamos los fondos, así que no tengo dinero para pagarte”. Si aceptaste trabajar bajo esta modalidad sin resguardos, y no tienes más opción que operar sobre hechos consumados, al menos exige devolución del material entregado y explica a tu contraparte que, en calidad de titular de derecho de autor de la obra creada, eres libre de usarla para otros fines (y el único autorizado para hacerlo mientras no exista transferencia explícita de derechos o tu cliente no se haya adelantado inscribiendo la obra en cuestión). Si se molestan o ponen nerviosos, propón una cifra para llegar a acuerdo. De nuevo: jamás regales trabajo.

8) Cuando cliente se borra

El peor escenario son los clientes que desaparecen del mapa: no contestan mails, llamadas, ni están en su oficina. En este caso las tentativas que apelen a su caballerosidad o ética son estériles. La única vía es contratar un abogado para que se ocupe del problema sin toda la carga afectiva. Por cierto que una demanda es asunto lento y costoso, lo que explica su utilidad sólo en casos extremos y muy relevantes (cuando está en juego tu reputación o una cifra no menor). En deudas por montos pequeños no vale la pena y, para bien o mal, esta experiencia negativa será la mejor lección para considerar la importancia del punto Nº 1 de este artículo en futuras negociaciones.

¿Puedo iniciar una demanda legal para forzar un pago pendiente? ¿Qué debo saber? Claro que si!

9) Clientes “tortuga”

Hay clientes que acumulan pagos pendientes por meses o incluso años. Ya sea por propia naturaleza del proyecto (de largo desarrollo, clientes gran empresa) o por diversas justificaciones (“sólo falta una firma”, “el cliente -o sea el que financia a mi agencia- aun no suelta el pago”), es necesario poner límite a su tardanza. Lo mejor es que acuerden un porcentaje de recargo -eufemismo para “multa”- por cada semana transcurrida, que sirva como reajuste de la cifra original convenida (para compensar depreciación) y premio por tu paciencia. Y recuerda: advertir antes de empezar a trabajar será siempre mejor idea que hacerlo durante.

10) Conoce tus derechos

En acuerdos civiles (a honorarios) es importante trabajar con contrato y estipular claramente que el uso autorizado de la obra creada (o cesión de derechos patrimoniales, si la hay), se hará efectivo cuando el cliente termine de pagar la totalidad del monto pactado. Es lo que advierte Mike Monteiro, sobre una glosa que todo contrato debería llevar: “IP (intellectual property) transfers on full payment” (Cesión de derechos una vez que se reciba el pago completo).

Estudia las leyes generales de propiedad intelectual y las específicas de tu país. En Chile no hay transferencia automática de derechos a quien compra una creación artística o diseño (¡Mucho menos si no ha terminado de pagar por ella!) y en aquellas negociaciones donde no existió contrato ni se habló explícitamente de derechos, tu cliente tiene poco y nada que exigir; en cambio, se expone a demanda o multa por usar obra sin autorización.

Si cliente no ha pagado y la negociación entre ustedes consta en documento escrito, puedes demostrar incumplimiento de contrato en eventual demanda. Por ello es útil disponer de esta herramienta, ya que es un medio de prueba más contundente que el mero trato de palabra.

(*) Que un trabajo no sea del gusto de cliente no implica que esté mal hecho, o que no se hayan invertido tiempo y materiales para su realización. Distinto es que el proveedor entregue un trabajo deficiente, fuera de plazo o incongruente con las instrucciones recibidas. En este último caso queda a criterio de las partes definir si corresponde recompensa y por qué monto. De todos modos es bueno anticipar esta eventualidad e incorporarla como cláusula en contrato. Debemos ser honestos y éticamente responsables con nuestros clientes si queremos exigirles lo mismo.